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Calendly - Software zur online Terminbuchung

Calendly - Software zur online Terminbuchung

"Schicken Sie mir bitte eine E-Mail mit 2-3 Terminvorschlägen..." kann zum gewünschten Termin oder einer Serie aus Nachrichten-Ping-Pong führen, bis man endlich einen freien Slot im Kalender des Gegenübers ausfindig machen konnte.

Wer Gesprächen wie diesen vorbeugen und seine Terminbuchung mit Geschäftspartnern, Neu- oder Bestandskunde automatisieren möchte, der erhält mit Calendly das passende Werkzeug - flexibel wie ein Schweizer Taschenmesser.

Link zur Software →

Was kann die Software?

Die Software zur online Terminbuchung lässt sich mit allen gängigen Kalender- und Videokonferenzlösungen verbinden und mit der hauseigenen App oder Webanwendung intuitiv einrichten.

Für verschiedene Anwendungsfälle lassen sich vorab Ereignisse einrichten. Diese können sich in Dauer des Gesprächs, Art der Kommunikation (Telefonat, Videokonferenz, persönliches Treffen etc.) und Aufbau des Formulars unterscheiden.

Ereignisse können dann auf einer Website eingebettet und / oder per Link versendet werden. 

Möchte der Empfänger oder Besucher einer Website einen Termin vereinbaren, so werden nur freie Zeiträume angezeigt, die sich nicht mit vorhanden Kalenderereignissen oder zusätzlich hinterlegten Regeln überschneiden.

Ist der Termin vereinbart, erhalten alle Beteiligen automatische Terminbestätigungen via E-Mail und alle notwendigen Informationen werden direkt im eigenen Kalender eingetragen.

Wofür ist die Software zu empfehlen?

Ich verwende Calendly persönlich für die Vereinbarung von Erstgesprächen über meine Website und sowie bei jedem weiteren Beratungsgespräch. 

Da sich der Link zur Terminvereinbarung ganz bequem per E-Mail oder Messenger versenden lässt, ist es auch für jene interessant, die zwar keine Terminvereinbarung auf der Website einbinden möchten, aber zahlreiche Termine via E-Mail vereinbaren.

Welche Kosten entstehen?

Calendly bietet vier verschiedene Preispakete, die pro Nutzer abgerechnet werden.

  1. Basic: kostenfreie Option ideal zum Test, um mit einem verknüpften Kalender (Google, Office 365, Outlook oder iCloud) und einem Ereignis zu starten

  2. Essentials: ab jährlich $8 pro Monat können bis zu zwei Kalender hinterlegt werden (bspw. privat und geschäftlich), unbegrenzt Ereignisse erstellt und bspw. automatische E-Mail Erinnerungen an den bevorstehenden Termin versandt werden

  3. Professional: ab $12 pro Monat können bis zu sechs Kalender verknüpft, das Calendly Branding entfernt und viele weitere nützliche Automationen eingestellt werden

  4. Teams: ab $16 pro Monat unterscheidet sich nur geringfügig von Professional und bietet Anreize zur vereinfachten Abstimmung innerhalb von Teams sowie erweiterten Support

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Meine 5 beliebtesten Funktionen von Calendly

1. Hilfreiche Vorgaben und Regeln bei Kalenderfreigabe

Wenn man Kunden oder Geschäftspartnern Zugriff auf den eigenen Kalender gibt, dann muss man sich auf die Software verlassen können.

Hierfür stellt Calendly viele nützliche Einstellungen zur Verfügung, um ungewollte Kollisionen im Kalender zu vermeiden.

Es lässt sich bspw. einstellen, wie viele Tage in Zukunft geplant werden kann, wie viel Puffer vor und hinter einem Kalenderereignis frei bleiben soll und wie viele Terminbuchungen für ein bestimmtes Calendly-Ereignis pro Tag erlaubt sein soll.

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2. Verfügbarkeiten einheitlich für bestimmte Events festlegen

Neben der Einhaltung aller Regel aus dem vorherigen Punkt und dem blockieren von bereits vergebenen Zeiträumen bietet Calendly außerdem die Möglichkeit, zusätzliche Verfügbarkeiten zu hinterlegen.

Verfügbarkeiten sind Zeitpläne, die bestimmte Tage oder Uhrzeiten blockieren. Bei der Einrichtung können dabei mehrere Zeitpläne erstellt und mit einem oder mehreren Ereignissen verknüpft werden.

Dadurch lassen sich bspw. mit wenigen Klicks bestimmte Zeiträume gänzlich für alle verknüpften Ereignisse ausschließen, unabhängig davon, ob im Kalender ein freier Platz gewesen wäre oder nicht.

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3. Bei Terminvereinbarung direkt wichtige Fragen stellen

Calendly bietet unterschiedliche Möglichkeiten, um direkt bei der Einladung relevante Informationen zur Vorbereitung auf das Gespräch einzuholen.

Neben Name, E-Mail Adresse und Telefonnummer (optional) können weitere Fragen über die folgenden Typen gestellt werden:

  • ein- und mehrzeilige Textfelder
  • Optionsfelder
  • Kontrollkästchen
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4. Einbindung unterschiedlicher Kommunikationswege

Neben dem klassischen Telefonat und einem persönlichen Treffen (Büro, vor Ort bei Kunden, etc.) lässt sich Calendly nahtlos mit den gängigen Videokonferenz-Lösungen verbinden.

Hierunter zählen aktuell Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Webex und Go ToMeeting.

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5. Name, Kontaktdaten und Antworten direkt im Kalender

Neben der immensen Zeitersparnis bei der Abstimmung eines passenden Termins ist auch das direkte Speichern aller abgefragten Informationen im Kalender ein Segen.

Durch die korrekte Eintragung aller Informationen kann man sich so direkt mit einem Klick zum eingetragen Ort für ein persönliches Treffen navigieren lassen, die hinterlegte Telefonnummer zum vereinbarten Zeitpunkt anrufen oder sich in das bereits erstellte Videomeeting entspannt einloggen.

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Mein Fazit

Ich verwende Calendly seit Januar 2020 und freue nicht nur an der eingesparten Zeit, sondern auch über das positive Feedback meiner Kunden über das unkomplizierte vereinbaren von Terminen.

Durch die breite Integration in unterschiedliche Videokonferenz-Lösungen und Kalender-Anbieter wie Microsoft, Google und Apple gab es zudem bisher keine Funktion, die ich hätte vermissen können.

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